COMMENT GERER SES CHANTIERS AVEC EBP BÂTIMENT PRO 2023

L’objectif principal d’un logiciel de gestion du bâtiment, outre ses fonctions primaires de réaliser des devis et des factures conformes, est de suivre vos différents chantiers et vous indiquer, après analyse des données, si vous avez gagné le profit escompté ou si vous avez laissé votre chemise dans un chantier.

Mais avant de parvenir à ce dernier point, la route est longue et nécessite au préalable de bien comprendre le process informatique de votre logiciel de bâtiment (EBP Bâtiment PRO ou Sage Batigest)

1/ La Charpente Bâtiment

En effet les logiciels de bâtiment sont avant tout des logiciels de gestion commerciale avec en plus une couche informatique supplémentaire liée aux spécificités du bâtiment. C’est ce que je nomme la charpente bâtiment. D’ailleurs EBP Bâtiment PRO est un bon exemple puisque basé à l’origine sur son petit frère « Gestion Commerciale PRO» auquel les informaticiens d’EBP ont greffé les modules spécifiques bâtiment.

Alors qu’en est‑il de cette charpente bâtiment ? 

Celle‑ci se compose de 3 éléments indissociables : la bibliothèque des ouvrages, le devis, le chantier ; et la clef de voute de cet ensemble est la main d’œuvre (M.O.) ! En effet, le fil conducteur est la gestion de la main d’œuvre car c’est la marge et la quantité achetée/vendue sur la M.O. qui permet de rentabiliser ou non un chantier de bâtiment, la marge sur les fournitures ou matériels étant uniquement complémentaire.

1.2/ La bibliothèque d’ouvrages

Un ouvrage est une nomenclature technique qui explique la manière de réaliser un travail donné mais pour une unité de base (ex : M², Ml, M3 et.c ). Le meilleur comparatif serait la recette de cuisine : vous possédez une recette de cuisine pour 4 personnes, mais demain vous recevez 12 convives. Alors vous allez multiplier par 3 les quantités prévues pour 4 ! en fait pas tout à fait car vous prendrez en compte l’appétit moyen de vos invités, optimiser certains ingrédients et in fine, vous allez pondérer vos quantités selon certains paramètres.

Pour un ouvrage de bâtiment c’est la même chose : si je crée un ouvrage peindre un mur avec l’unité le m², je vais agréger du temps de préparation (nettoyage, boucher les fissures, préparation), la quantité de peinture pour 1 M², le temps de peinture. Si demain je dois peindre 25M², je multiplie mon ouvrage par 25 et j’aurais le temps total et son coût prévu, la quantité de peinture et son prix et bien mon prix de vente total.

Pour créer un ouvrage dans EBP Bâtiment PRO :  Bibliothèque‑Stocks / Eléments / Ouvrages … Ajouter Ouvrage… onglet Ouvrage !

A retenir : vos ouvrages peuvent être simplifiés mais doivent toujours comporter une quantité de M.O. ; une quinzaine d’ouvrages de base sont souvent suffisants pour une activité donnée. Surtout ne faite pas l’erreur de créer toute votre bibliothèque d’un coup, faite le progressivement (sinon découragement assuré). Enfin, évitez Batiprix pour les ouvrages si vous voulez survivre !

Dernier conseil : pour un élément M.O., le prix de revient doit être du double du déboursé (100% de frais) plus un bénéfice de 10 à 15%, soit pour un déboursé de 23€ (prix de revient de l’heure du salarié TOUT compris), un prix de revient de 46€ et un prix de vente HT de 52.90€.

1.3/ Le DEVIS et COMMANDE

C’est notre étape chiffrage. C’est dans le corps de ce devis que vous utiliserez vos ouvrages en tout ou partie. Retenez seulement que votre devis doit comporter des heures de travail, soit dans une ou plusieurs lignes de M.O., soit dans des ouvrages ayant des lignes de M.O.

Pour savoir si votre devis est efficient, cliquez dans : « Plus d’actions / Voir le récapitulatif du document ». Le tableau qui s’affiche vous donne la synthèse financière de votre devis avec notamment en bas de page le nombre d’heures ou de jours de travail vendu à votre client sur ce projet. Vous y trouverez aussi vos déboursés et vos marges ainsi que votre prix de vente. Vérifiez si vos prix sont cohérents et surtout si les temps de travail sont réalistes.

Quand votre client aura accepté votre devis, vous le transférerez en commande avec création de son chantier associé.

1.4 / Le Suivi de Chantier

Nous voilà arrivé dans le cœur nucléaire du logiciel EBP Bâtiment Pro. Il s’agit simplement d’une application de contrôle de gestion (onglet Analyse) :

• Une prévision (commande)
• Une réalisation (facturée)
• Des écarts entre la prévision et la réalisation

Pas mal, du bel ouvrage mais pas simple à lire pour un néophyte !

Quelques explications s‘imposent pour bien assimiler les différents concepts exposés parfois abscons.

Cadre synthèse : La rentabilité du chantier

Les COÛTS prévus englobent les déboursés matière/fourniture ET main d’œuvre+ Evénements évalués en euros. Ces coûts sont, soit engagés (commandes ou BR achats) soit facturés.

Engagés + facturés = Réalisés ! Réalisés‑Prévus = Ecarts

Pour compléter, plus bas, vous trouvez les TEMPS (H) prévus en main d’oeuvre et temps machine. Enfin une ligne spécifique pour les DUREES EVENEMENTS (H) si vous utilisez les événements en intervention unique ou SAV‑Maintenance.

CHIFFRE D’AFFAIRES : Prévu = montant de la commande HT et REALISE= CA Facturé. Idem pour la marge brute.

Les deux diagrammes à droite illustrent schématiquement toutes les données du tableau.

Cadre synthèse de Trésorerie : le « BFR » du chantier

Il s’agit à ma connaissance d’une innovation importante et exclusive d’EBP.  En dehors de la rentabilité du chantier il est en effet intéressant de connaitre le coût en trésorerie d’un chantier. Un chantier peut être ainsi rentable mais si les clients tardent à payer c’est votre trésorerie qui supporte le décalage. Il peut être important d’identifier le surcoût en trésorerie afin d’en prévenir les effets néfastes sur le reste de vos affaires.

Trésorerie actuelle =Différence entre les règlements reçus et les paiements émis liés au chantier

Soldes dûs Echéances Client/fournisseurs/sous‑traitants = Cumul des soldes dûs des échéances clients ou fournisseurs/sous‑traitants liés au chantier

Autres Coûts = Cumul Montant Net TTC des lignes de Coûts supplémentaires + Cumul Coût réel des lignes de temps incluses dans les coûts de l'analyse liées au chantier

Analyse des coûts supplémentaires par unité = Cette partie est calculée à partir des lignes de l'onglet "Coûts supplémentaires". Les lignes sont regroupées par code unité avec le total du Montant Net HT et du Montant Net TTC.

Analyse des coûts par intervenant / matériel = Cette partie est calculée à partir des lignes de l'onglet "Temps". Les lignes sont regroupées par code intervenant ou par code matériel.

 2/ ALIMENTER ET SUIVRE SON CHANTIER

La plupart des onglets s’alimentent seuls comme les factures clients dès lors qu’elles sont validées et affectées à un chantier. C’est le cas aussi pour les stocks, les échéances et les règlements/paiements.

En revanche, les achats ayant le code chantier (pour tout le document ou pour une ligne d’achat) vont s’afficher automatiquement mais il faudra indiquer si on les inclut ou pas dans l’analyse.

Idem pour la saisie des temps il faudra saisir les temps réalisés périodiquement. Comme c’est assez fastidieux, couplez EBP avec Alobees afin que ce soit les chefs de chantier qui saisissent directement les temps de leur équipe.

3/ CONCLUSION et constats sur la gestion et le suivi de chantier

Il est rare que les métreurs se trompent dans l’évaluation de leurs devis, et même si chacun a sa méthode, les résultats sont proches. Alors, pourquoi certains chantiers sont‑ils déficitaires ?

1/ La gestion d’un chantier n’est pas une science exacte et il y a de nombreux facteurs aléatoires qui perturbent le bon déroulement du chantier, notamment le facteur TEMPS !

2/ La gestion d’un chantier se heurte aussi avec les problèmes de productivité des opérateurs et leur encadrement sur chantier.

3/ Nous avons pu constater qu’une des sources principales de déficit est le manque total ou partiel d’organisation du chantier .

4/La gestion d’un chantier ne se fait pas après la fin du chantier (où l’on a plus qu’à constater la perte ou le gain) mais PENDANT la vie du chantier, quand il est encore temps d’agir. Voilà pourquoi votre logiciel de Bâtiment PRO va vous aider à gagner de l’argent ou à ne pas en perdre.

NB / PRINCIPES THEORIQUES POUR PARAMETRER UN LOGICIEL DE BATIMENT

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, si une entreprise de bâtiment est économiquement une entreprise de production (transformation de matériaux bruts en maisons ou autres), en réalité son mécanisme financier est celui d’une entreprise de service, comparable à un cabinet de consultants, d’avocats ou un organisme de formation ou une entreprise d’intérim. En effet, le point commun entre ces entreprises de service et le bâtiment est que le cœur central de leur valeur ajoutée repose intégralement sur les heures réalisée par les salariées. Le reste est mineur !

De ce constat l’on peut tirer un certain nombre de principes

1. Une entreprise de bâtiment achète les heures de travail de ses salariées (+ sous‑traitants) à un certain prix et doit les revendre plus cher (marge financière) et/ou avec un plus grand volume d’heures (marge sur productivité). Ex : si j’ai 10 ouvriers payés 1567€ avec un coût unitaire chargé de 24€ (soit un total possible de 1520 heures travaillées, coût : 36 380€), il faut que je puisse revendre à mes clients au moins 1520H facturés 50€ soit un CA de 76 000€. Mais je peux aussi vendre 2000 H à 38€.
2. Les charges fixes de l’entreprise sont essentiellement payées par la marge réalisée sur les heures facturées. La marge réalisée sur les matériaux est un plus, une réserve sauf exception (comme par exemple dans la clim ou le climatiseur est cher avec une grosse marge mais on facture peu d’heures pour l’installation).
3. C’est pourquoi un chantier qui part en vrille consommera beaucoup plus d’heures que prévues et ces heures ne pourront pas être vendues au client car non prévues dans le devis, d’où un chantier déficitaire et une perte financière.
4. En matière de productivité, il ne faut pas rêver : un ouvrier du bâtiment est productif maxi à 80% de son temps (et c’est un bon score). Dans le monde du bâtiment, un ouvrier en moyenne travaille réellement 5H sur une journée de 7H. Il faut en tenir compte dans les devis et dans la conduite d’un chantier.
5. Si on se « plante » sur le coût des matériaux, c’est moins grave que de se planter sur le volume des heures travaillées.

CONSEQUENCES SUR LES LOGICIELS DE BÂTIMENT

A/ Paramétrage des coefficients de marge

Ces chiffres sont une moyenne convenable en dehors de chiffres réels de l’entreprise. Bien les avoir en tête.

B/ CONCEPTION DES DEVIS

Le devis doit impérativement comprendre des rubriques d’heures, soit sur une ligne du devis, soit intégrées dans les ouvrages. D’où l’importance de bien comprendre comment réaliser un ouvrage et à quoi cela sert. A la fin de la rédaction du devis, dans le récapitulatif du document EBP on doit voir la volume d’heures vendues. Sinon cela ne sert à rien et l’on ne pourra pas suivre le chantier par la suite.

C/  SUIVIS  DES CHANTIERS

L’essentiel sera de pointer les heures faites PENDANT le chantier que l’on pourra comparer en permanence avec les heures vendues dans les devis (Cf analyse de chantier). Pour cela il existe une application pratique et peu couteuse compatible EBP : ALLO BEES.