Comment gérer ses stocks et ses inventaires avec EBP Open Line

Vous retrouverez les mêmes processus de gestion des stocks pour l'ensemble de la gamme Open Line ACTIV, PRO et ELITE, gestion commerciale, Bâtiment, Commerce. C'est pourquoi je vous propose de revoir les  principes généraux de la gestion des stocks avant d'aborder les inventaires de stocks.

1/ Comment fonctionne la gestion des stocks dans Open Line?

En fait l'entreprise stocke en règle générale des produits, des marchandises, matières premières ou produits finis. Donc les stocks concernent avant tout les articles  ( Article bien en gestion commerciale, Elément fourniture en Bâtiment) dont il va falloir compter les entrées (en quantités et prix d'achat) et les  sorties ( en quantité et prix de vente), ce que l'on appelle des mouvements de stocks. La différence entre les quantités entrées et sorties nous donne le stock actuel en quantité et prix d'achat moyen pondéré.

Sur le plan informatique il faut d'abord vérifier dans la fiche article bien (ou élément fourniture) dans son onglet STOCK, que la gestion des stocks est bien cochée. Si c'est le cas, EBP Open Line va attribuer à cette fiche article un second fichier qui lui enregistrera tous les mouvements d'entrées et des sorties (date du mouvement, Quantité + et - , valeurs achat et vente etc...). A noter qu'avec Open Line on peut à tout moment activer ou désactiver la gestion de stock de l'article à l'infini.

Par ailleurs on peut consulter les mouvements de stocks dans l'univers  PRODUITS/STOCKS / Mouvements de stocks. ce qui est pratique pour vérifier les agrégats ou comprendre l'origine d'un prix moyen unitaire pondéré.

A noter que dans les seules versions ELITE  il existe un module complémentaire pour gérer les Lots/N° de série afin de gérer la traçabilité des produits, gérer les dates de DLC+ L'on peut aussi gérer les multi emplacements, la contremarque des articles et avoir de nombreuses autres options pour la gestion de vos stocks.

2/ Comment Open Line comptabilise les mouvements de stocks ?

Le logiciel utilise 3 modes d'action pour enregistrer les  mouvements de stocks: A/ les cycles d'achats/Ventes; B/ les entrées et sorties manuelles; C / les inventaires de stocks.

A/ Le plus usuel est la comptabilisation des mouvements de stocks lors des cycles d'achats et de ventes. C'est bien entendu le but essentiel des entreprises commerciales qui achètent et vendent des produits et des marchandises.

Le schéma est le suivant : je passe une commande d'articles ou éléments auprès de mon fournisseur. Lorsque celui‑ci m'aura livré ma commande et après vérification de la conformité de la livraison, je transforme cette commande fournisseur en Bon de réception ( pour la clarté du propos je n'aborde pas la gestion des reliquats fournisseur). Après enregistrement du bon de réception., EBP Open Line réalise les mouvements d'entrées (+) des articles et comptabilise date, quantité et prix d'achat. A noter qu'a défaut de commande ou de bon de réception fournisseur, si j'enregistre une facture fournisseur, Open Line réalise les mouvements de stocks et , rassurez vous, en cas de bon de réception transformé en facture,  EBP Open Line n'enregistre pas deux fois les mouvements de stocks !

De même, en cas de commande d'un client transformé en bon de livraison, EBP Open Line générera un mouvement de stocks (‑) des articles vendus et comptabilisera Date, Quantité vendue et prix de vente. En cas de facture directe sans passer par un BL les mouvements de sorties seront générés de la même façon.

B/ il sera aussi possible de générer des mouvements de stocks manuels en dehors des cycles d'achats/ventes. En effet certaines entreprises n'utilisent pas l'univers des achats fournisseurs mais veulent quand même gérer quelques articles en stocks. Dans ce cas les entrées de stocks seront manuelles. De même, en dehors des ventes il sera parfois nécessaire de corriger le stocks en cours pour cause de vol, dégradation, péremption, casse etc...  Idem il faudra utiliser une sortie de stock manuelle pour enregistrer les anomalies constatées. Pour réaliser un bon d'entrée ou un bon de sortie, il faudra aller dans l'univers PRODUITS/STOCKS, documents de stocks

 C/ Les inventaires de stocks . Périodiquement ou au moins une fois par an l'entreprise procède à son inventaire des stocks afin de valoriser son stocks et imputer la variation de stock en comptabilité. Outre l'intérêt comptable et fiscal, l'inventaire de stock a pour finalité de comparer le stock théorique enregistré dans EBP Open Line avec le stock constaté visuellement lors de l'inventaire. C'est à ce moment que l'on constate des différences + ou - importantes. Pourquoi  cette différence ? en réalité EBP Open Line ne se trompe pas et comptabilise correctement ses mouvements de stocks. Mais encore faudrait il qu'il n'y ait eu aucune erreur humaine au moment des comptages, que les entrées et sorties soient bien toutes prises en compte et qu'il n'y ait aucun vol ou destruction d'article non sorties manuellement. Il faut bien comprendre que la difficulté d'une gestion de stock performante n'est pas inhérente à la qualité du logiciel mais fortement lié à la fiabilité des procédure de comptabilisation des entrées et surtout des sorties de stocks. En plus des procédures il faut aussi investir en temps, en personnel et en locaux. Et cela coûte cher et il faut donc que le jeu en vaille la chandelle !

Une fois l'inventaire physique détaillé réalisé, l'on pourra comparer avec l'inventaire informatique et il sera facile de corriger les différences de quantités réelles et/ou prix d'achat. Après enregistrement de l'inventaire, EBP Open Line remet à niveau les stocks réels à bonne date.

3/ Comment réaliser l'inventaire des stocks dans EBP Open Line ?

C'est en réalité assez simple. Allez à PRODUITS/STOCKS, documents de stocks/ INVENTAIRES  puis AJOUTER un inventaire. 

Un assistant va vous aider à créer cet inventaire.

A/ Dans un premier tableau, EBP Open Line vous demande de sélectionner les articles (ou éléments fournitures) objet de l'inventaire : Date inventaire ; dépôts (tous ou une sélection); Pré remplissage (Tous les articles ou une sélection d'article) ; et quelques renseignements complémentaires ( reprise des quantité en stock; prise en compte ou non des articles en sommeil ou bloques etc ...).

B/ Le tableau suivant vous demande la façon dont vous voulez regrouper vos articles ( par famille, par fournisseurs etc..) et/ou trier vos articles (code article, code fournisseur, code famille etc..).

C/ dernier tableau LANCER , EBP Open Line recherche vos articles selon vos critères et vous présente son résultat sous forme d'un tableau multi colonnes. Vous remarquerez que chaque article vous indique sa quantité de stock enregistrée en informatique t(Q) , sa valeur unitaire (VU) et sa valorisation totale (Q*VU). Mais il y a 2 autres colonnes  qui ne sont pas grisées et qui permettent justement l'enregistrement de la nouvelle quantité de stock inventoriée (NOUVEAU STOCK) et/ou sa nouvelle valeur de stock en cas de revalorisation + ou - importante (NOUVELLE VALEUR UINTAIRE). Une fois la mise à jour de votre inventaire réalisée vous pourrez l'enregistrer provisoirement et le valider définitivement quand vous aurez terminé toutes les opérations d'inventaire. En effet, vous pouvez saisir votre inventaire en plusieurs fois et revenir sur votre travail aussi longtemps que l'inventaire n'est pas validé. dans tous les cas EBP Open Line mettra à jour vos article ou éléments fourniture stocks.

En conclusion, il n'a jamais été aussi facile de gérer ses stocks qu'avec EBP Open Line à condition toutefois de vous donner les moyens humains et matériels pour remplir correctement cette fonction.