La gestion administrative et financière d’un centre d’affaires et de domiciliation pose plusieurs problèmes de gestion assez différents et qu’il va falloir résoudre dans un seul et unique logiciel, si possible fiable et pas trop cher.

1. Le premier problème à résoudre est celui de la gestion administrative et fiscale des domiciliations, sachant que cette question est très sensible compte tenu des risques encourus et de la surveillance de TRACFIN. Il faut tenir à jour les infos légales de vos clients, les conserver en lieu sûr et être alerté en cas de péremption de date des documents obligatoires (sinon les amendes sont lourdes en cas de défaut de mises à jour documentaires). Par ailleurs il vous appartient d'informer le DGFIP des entrées et sorties de domiciliation périodiquement. Enfin il faudra aussi justifier d’une analyse de risque ayant permis l’ouverture d’une domiciliation commerciale. EBP Gestion commerciales PRO nous permet cette prouesse à l’aide de ses fonctions de personnalisation des fichiers, gestion des alertes, gestion de groupes de clients et surtout la GED embarquée (gestion électronique des documents). A noter que la fiche client permet d'avoir des multi adresses et des multi contacts pour enregistrer tous les associés d'une société domiciliée. Cette fiche peut aussi être complétée avec des champs personnalisés dont des dates permettent une gestion d'alerte efficace. Enfin grâce à la GED embarquée vous pouvez scannez en conserver dans le logiciel tous les documents (CNI, Contrat, Justificatifs de domicile etc) nécessaires à la domiciliation.
2. Deuxième problème à résoudre : lorsqu’il faudra facturer des dizaines voir des centaines de clients leurs domiciliations périodiques avec, en plus, des prestations complémentaires comptez entre un et plusieurs jours pour éditer votre facturation avec un petit logiciel. Là aussi EBP Gestion commerciales PRO vous permet d’automatiser cette facturation grâce à sa fonction facturation périodique. A elle seule cette fonction vous fera gagner des heures de travail avec la garantie que vos factures seront conformes avec la facturation électronique à venir.
3. Troisième problème spécifique aux centres d’affaires : la location de salle. Encore une fois avec EBP Gestion commerciales PRO je vais pouvoir gérer la disponibilité de mes salles, planifier les occupations, et facturer automatiquement la location. De même si vous louez des espaces de travail coworking équipés (PC, imprimante, wifi etc) ou bien si vous mettez à disposition une secrétaire pour un temps donné au service d’un client dans votre centre d’affaire. Rien de plus facile avec EBP Gestion commerciales PRO !

       Mais vous pouvez aller encore plus loin avec EBP Gestion commerciales PRO en ajoutant des modules complémentaires comme : 

• Envoyer directement des SMS à vos clients avec le module DIGITALEO ou SMSENVOI 
• Prélever automatiquement vos clients avec GOCARDLESS 
• Accéder directement aux informations entreprises avec SOCETE.COM
• Connecter votre site internet avec EBP Gestion commerciales PRO avec ATOO NEXT

Bien entendu toutes les autres fonctions du logiciel sont à votre disposition : faire des devis, facturer des prestations selon votre catalogue de services, , gérer vos achats, gérer les règlements, relancer les clients, faire des statistiques commerciales, gérer les relations épistolaires avec les tiers.

Enfin, vous pouvez coupler EBP Gestion commerciales PRO avec EBP comptabilité PRO de façon à récupérer rapidement les écritures de vente et règlement  et/ou utiliser le CRM d'EBP afin de gérer vos relations commerciales avec vos prospects et clients.

Si en plus je vous dis que ce logiciel, disponible en abonnement local ou en mode SaaS monoposte, coûte moins de 750€ HT/an, vous êtes esbaudi par cette nouvelle.  Mais et c’est pourtant vrai !